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Willkommen

Hallo und herzlich willkommen!

Schön, dass du Teil unseres Partner-Teams bist.

Dieses Handbuch hilft dir beim Start. Wir zeigen dir alles Schritt für Schritt. Du musst nichts vorher wissen.

Wofür ist dieses Handbuch?

• Du lernst die wichtigsten Werkzeuge kennen.
• Du findest klare Anleitungen für jeden Schritt.
• Du kannst jederzeit nachschlagen.
• Du sparst Zeit bei deiner täglichen Arbeit.

Kapitel 1 – WordPress Grundlagen

Was ist WordPress?

WordPress ist ein Werkzeug, mit dem du ganz einfach eine Webseite erstellen und pflegen kannst.

Wo melde ich mich an?

So kommst du in den Verwaltungs-Bereich (auch „Backend“ genannt):

1. Öffne deinen Browser (z. B. Chrome, Firefox oder Safari).
2. Gib die Adresse deiner Webseite ein. Hänge am Ende „/wp-admin“ an.
3. Beispiel: www.deine-seite.de/wp-admin
4. Gib deinen Benutzernamen ein.
5. Gib dein Passwort ein.
6. Klicke auf den Button „Anmelden“.

⚠️ Wichtig

Gib dein Passwort niemals an fremde Personen weiter. Bewahre es sicher auf.

Was sehe ich nach dem Login?

Nach dem Anmelden siehst du das sogenannte „Dashboard“. Das ist deine Start-Seite in WordPress.

Das Dashboard hat drei Hauptbereiche:

Chatbot über Cookie Consent einbinden

Im Bereich Cookie Consent lädst du dein Chatbot-Script hoch. Sobald das Script gespeichert ist, erscheint der Chatbot automatisch unten rechts auf jeder Seite deiner Webseite.

So gelangst du zum Eingabefeld:

1. Im Menü links über Cookie Consent hovern.
2. Im aufklappenden Untermenü erscheint der Bereich Service – darauf klicken.
3. In der Liste den Chatbot einmal anklicken.
4. Nach unten scrollen.
5. Dein Chatbot-Script in das vorgesehene Feld einfügen und speichern.

LetzChat V2 – KI-Plattform öffnen

Über LetzChat V2 gelangst du zur KI-Plattform, auf der du deinen Chatbot verwaltest.

So öffnest du die Plattform:

1. Im Menü links über LetzChat V2 hovern.
2. Im aufklappenden Untermenü auf Dashboard klicken.
3. Du landest direkt auf der KI-Plattform.

Logo austauschen:

1. Erneut über LetzChat V2 hovern.
2. Im Untermenü auf Settings klicken.
3. Dort kannst du dein Logo hochladen bzw. austauschen.

Zahlungen & WooCommerce

Über Zahlungen verbindest du deinen Shop mit Stripe. Über WooCommerce verwaltest du Bestellungen und erstellst Gutscheine.

Zahlungen – Stripe einrichten

Damit du das Geld direkt vom Kunden erhältst, musst du im Bereich Zahlungen einmalig Stripe einrichten.

1. Im Menü links auf Zahlungen klicken.
2. Bei Stripe auf Einrichten klicken.
3. Folge den Schritten, um dein Konto mit Stripe zu verbinden.

WooCommerce – Bestellungen verwalten

Im Bereich Bestellungen kannst du alle Bestellungen nachverfolgen und sehen, wer was in deinem Shop bestellt hat. Du kannst dort auch eine Bestellung manuell hinzufügen.

1. Im Menü links über WooCommerce hovern.
2. Im Untermenü auf Bestellungen klicken.
3. Du siehst eine Liste aller Bestellungen mit Kunde, Produkt und Status.
4. Über den Button oben kannst du bei Bedarf eine Bestellung manuell anlegen.

WooCommerce – Gutscheine erstellen

Mit Gutscheinen kannst du deinen Kunden Rabatte gewähren.

1. Im Menü links über WooCommerce hovern.
2. Im Untermenü auf Gutscheine klicken.
3. Oben links auf Gutschein erstellen klicken.
4. Code, Rabatt und Bedingungen festlegen und speichern.

Produkte verwalten

Im Bereich Produkte verwaltest du alles, was in deinem Shop angeboten wird.

1. Im Menü links über Produkte hovern.
2. Im Untermenü auf Alle Produkte klicken – du siehst die Liste aller Produkte, die du im Shop anbietest.
3. Über das Suchfeld kannst du gezielt nach einem Produkt suchen.
4. Oben auf den Button Produkt hinzufügen klicken, um ein neues Produkt anzulegen.
5. Über die Buttons oben kannst du Produkte zudem importieren oder exportieren.

Rechnung & Versand

Über Rechnung / Versand hinterlegst du deine Unternehmens-Daten und passt das Aussehen deiner Rechnungen an.

Unternehmens-Daten für Rechnungen hinterlegen

Damit deine Firmen-Daten korrekt auf jeder Rechnung erscheinen, trägst du sie einmalig in den Allgemeinen Einstellungen ein.

1. Im Menü links über Rechnung / Versand hovern.
2. Im Untermenü auf Allgemeine Einstellungen klicken.
3. Oben im Header auf den Reiter Allgemeines klicken.
4. Unternehmens-Details, Logo, Adresse usw. eintragen und speichern.

Aussehen der Rechnung anpassen

Du kannst sehen, wie deine Rechnung aussieht und Farben sowie das Layout anpassen.

1. Im Menü links über Rechnung / Versand hovern.
2. Im Untermenü auf Rechnung klicken.
3. Oben im Header auf Anpassen klicken.
4. Vorschau prüfen und Farben sowie weitere Einstellungen nach Wunsch ändern.

Benutzer verwalten

Im Bereich Benutzer siehst du, welche Nutzer bereits registriert sind, und kannst neue Benutzer anlegen.

Neuen Benutzer hinzufügen

1. Im Menü links auf Benutzer gehen und auf Hinzufügen klicken.
2. Benutzername, E-Mail, Vorname und Nachname eintragen.
3. Das automatisch generierte Passwort verwenden oder ein eigenes eingeben.
4. Wichtig: Bei Rolle festlegen, ob Kunde oder Administrator.
5. Auf Speichern klicken.

⚠️ Rollen verstehen

Administrator: hat Zugriff auf alles – auch auf andere Konten.
Kunde: sieht nur die Plattform und seine eigenen Daten, hat keinen Zugriff auf WordPress.

2-Faktor-Authentifizierung (2FA) einrichten

Sobald ein Administrator-Konto gespeichert wurde, muss zwingend eine 2-Faktor-Authentifizierung eingerichtet werden.

1. Eine Authenticator-App (z. B. Google Authenticator oder Authy) auf dem Smartphone herunterladen.
2. Den angezeigten QR-Code mit der App scannen.
3. Die in der App angezeigte Zahl in das vorgesehene Feld eintragen.
4. Ganz unten auf Speichern klicken – die 2FA ist nun aktiv.

Wallet – Guthaben aufladen

Im Bereich Wallet kannst du einzelnen Benutzern virtuelles Guthaben aufladen – z. B. um dir selbst Geld gutzuschreiben.

1. Im Menü links über Wallet hovern.
2. Im Untermenü auf Credit/Debit Funds klicken.
3. Zuerst einen Benutzer auswählen. Wichtig: im Feld muss Include User stehen – dort kannst du auch einen Benutzer hinzufügen, um dir selbst Guthaben aufzuladen.
4. Bei Credit/Debit die Option Credit auswählen.
5. Zuletzt den gewünschten Betrag eintragen (z. B. 300) und speichern.

Post SMTP – E-Mail-Versand einrichten

WordPress verschickt von Haus aus E-Mails über die einfache PHP-mail()-Funktion. Das funktioniert zwar — aber viele Hoster blockieren es, und Empfänger filtern solche Mails oft als Spam. Mit dem Plugin Post SMTP verschickst du E-Mails stattdessen über einen echten Mailserver. So kommen Bestell-Bestätigungen, Passwort-Resets und Anfragen-E-Mails zuverlässig beim Kunden an.

Die wichtigsten Funktionen von Post SMTP:

• Sicherer SMTP-Versand – E-Mails laufen über einen authentifizierten Mailserver statt über die PHP-mail()-Funktion.
• Absender-Daten anpassen – Name und „Von"-Adresse, die der Empfänger im Posteingang sieht.
• Logbuch – jede gesendete E-Mail wird protokolliert, du siehst was raus ging und ob es erfolgreich war.
• Test-E-Mail – einmal Klick zum Verschicken einer Probe-Mail, um die Einstellungen zu prüfen.

Absender-Name und -E-Mail eintragen

Damit Bestätigungen und Benachrichtigungen im Namen deines Unternehmens (nicht z. B. wordpress@deine-domain.de) ankommen, hinterlegst du einmalig deinen Absender:

1. Halte den Mauszeiger im linken WordPress-Menü über Post SMTP.
2. Im aufklappenden Untermenü auf Settings klicken.
3. Oben in der Reiter-Leiste (Header) auf Message klicken.
4. Im Feld From Name deinen Anzeige-Namen eintragen (z. B. dein Firmenname).
5. Im Feld From Email die Absender-E-Mail eintragen — die Adresse, die deine Kunden im Posteingang sehen sollen.
6. Ganz unten auf Save Changes klicken.

💡 Tipp

Nutze als Absender-E-Mail eine echte Adresse deiner eigenen Domain (z. B. info@deine-domain.de), nicht eine fremde wie @gmail.com. Sonst landen deine Mails häufiger im Spam, weil der Domain-Eintrag nicht zur Absender-Adresse passt.

Kapitel 2 – LuxAIaaS

Was ist LuxAIaaS?

LuxAIaaS steht für „Luxemburg Artificial Intelligence as a Service“ – auf Deutsch: „KI als Dienstleistung aus Luxemburg“.

Es ist unsere eigene KI-Plattform. Sie hilft dir, deinen Kunden schnelle Antworten zu geben. Und zwar automatisch – ohne dass du selbst am Bildschirm sitzen musst.

Stell dir LuxAIaaS wie einen fleißigen Mitarbeiter vor. Er ist 24 Stunden am Tag wach. Er wird nie krank. Und er antwortet immer freundlich.

Das Dashboard

Nach dem Login landest du direkt im Dashboard. Hier findest du eine Übersicht zu allen deinen Bots und deinem Guthaben.

Oben rechts

• Profil – dein Benutzername mit Klapp-Menü zu deinen Konto-Einstellungen.
• Hell-/Dunkel-Modus – über das Symbol kannst du das System zwischen heller und dunkler Darstellung umschalten.
• Hilfe (?) – ein Klick auf das Fragezeichen startet unsere Tour. Die Tour erklärt dir Schritt für Schritt, wie was funktioniert. Falls du irgendwo nicht weiter weißt: einmal auf das ? klicken, dann bekommst du mehr Informationen dazu.
• Sprache – die Plattform-Sprache lässt sich umstellen auf Deutsch, Englisch, Spanisch, Arabisch oder Französisch.

Bots verwalten

• Neuen Chatbot kaufen – über den großen Button kannst du einen neuen Bot direkt im Dashboard kaufen.
• Bot-Übersicht – in der Tabelle siehst du zu jedem Bot, wann er gekauft wurde (Registrierung), ob er Aktiv oder Inaktiv ist, und welche Kosten er erzeugt (letzter Monat / letzte 3 Monate).
• Suche – über das Suchfeld kannst du deine Bots nach Bot-ID, Name, Benutzername, E-Mail oder Nummer filtern.
• Gelöschte anzeigen – aktiviere den Schalter Gelöschte anzeigen, um auch bereits gelöschte Bots in der Übersicht einzublenden.

Guthaben

• Verfügbares Guthaben – wird oben rechts in Euro angezeigt.
• Manuelles Guthaben aufladen – Betrag eingeben und auf Guthaben aufladen klicken, um sofort Geld nachzuladen.
• Zur Kreditseite – über diesen Button gelangst du in den Bereich Guthaben. Dort kannst du Auflade-Optionen einstellen (z. B. automatisches Aufladen) und deine Historie einsehen.

Bereich Guthaben

Im Bereich Guthaben (über die linke Sidebar oder den Button Zur Kreditseite) kannst du dein Guthaben manuell oder automatisch aufladen lassen.

Automatisches Guthaben aufladen

Du kannst einen Schwellenwert festlegen: Sobald dein Guthaben unter diesen Wert fällt, wird automatisch ein von dir bestimmter Aufladebetrag nachgeladen.

Beispiel: Schwellenwert 60 € – sobald nur noch 55 € übrig sind, lädt das System automatisch den von dir festgelegten Betrag nach.

Letzte Transaktionen

Wenn du im Bereich Guthaben weiter nach unten scrollst, siehst du deine letzten Transaktionen – inklusive Diagramm, das Aufladungen, Nutzungsgebühren, Sprach-Abos, Chat-Abos und den Kontostand farblich darstellt.

Du kannst die Liste filtern nach:

• Von / Bis – Zeitraum eingrenzen.
• Kategorie – im Dropdown stehen Alle Kategorien, Aufladungen, Nutzungsgebühr, Chat-Abo, Sprach-Abo und Sonstige zur Auswahl.
• Bot – nur Transaktionen eines bestimmten Bots anzeigen.

Über den Button CSV exportieren oben rechts kannst du die gefilterten Transaktionen als CSV-Datei herunterladen.

Bot-Nutzung

Scrollst du noch ein Stück weiter, erreichst du den Bereich Bot-Nutzung. Hier siehst du auf einen Blick, welcher Bot wie viele Kosten verursacht hat.

Drei Tortendiagramme stellen die Verteilung gegenüber:

• Letzter Monat – Ausgaben pro Bot in den vergangenen 30 Tagen.
• Letzte 3 Monate – mittelfristige Entwicklung.
• Letzte 6 Monate – langfristiger Vergleich.

Wenn du mit der Maus über ein Diagramm-Segment fährst, werden Bot-Name, ID, Telefonnummer und der genaue Betrag eingeblendet.

Unter den Diagrammen findest du eine Tabelle mit allen Bots und ihren Ausgaben für 1 Monat, 3 Monate und 6 Monate nebeneinander – ideal, um schnell zu erkennen, ob ein Bot teurer oder günstiger geworden ist.

Anweisungsgenerator

Mit dem Anweisungsgenerator erstellst du in wenigen Minuten einen passenden Prompt – zum Beispiel für den Versand von E-Mails oder einen Prompt, der genau zu deinem Unternehmen passt.

Der Generator stellt dir ein paar Fragen – du beantwortest sie, und am Ende bekommst du einen fertigen Prompt, den du direkt für deinen Bot übernehmen kannst.

So gehst du vor:

1. Klicke in der linken Sidebar auf Anweisungsgenerator.
2. Klicke auf Neuer Chat, um eine neue Anweisung zu erstellen (oder öffne einen früheren Chat in der Liste links).
3. Beantworte die Fragen des Generators, z. B.:
   • Art des Bots – Chatbot oder E-Mail-Schreib-Assistent?
   • Für welches Umfeld? – Branche, Business, Zielgruppe (Kunden, Kollegen, B2B, B2C …).
   • Hauptzweck – z. B. Kundenservice-Antworten, Bewerbungs-E-Mails, Newsletter.
4. Schreibe deine Antworten in das Feld Sprechen Sie mit dem Instruction Generator und sende sie ab.
5. Am Ende erhältst du einen fertigen Prompt – kopiere ihn und füge ihn in deinen Chatbot oder Telefonbot ein.

💡 Tipp

Frühere Chats bleiben in der linken Liste gespeichert (z. B. Creating Email Prompt). Du kannst sie jederzeit erneut öffnen und anpassen, ohne von vorne anzufangen.

Wissensdatenbank

Im Bereich Wissensdatenbank verwaltest du alle Dokumente, mit denen dein Bot arbeitet. Du siehst auf einen Blick, welche Inhalte hochgeladen sind und in welchem Verarbeitungs-Status sie sich gerade befinden.

So legst du ein neues Dokument an:

1. Klicke oben rechts auf Dokument hinzufügen.
2. Wähle die Datei aus, die du hochladen möchtest.
3. Bestätige – die Datei wird übernommen und automatisch verarbeitet.

In der Liste deiner hochgeladenen Dokumente kannst du zu jedem Eintrag:

• den aktuellen Status einsehen,
• eine Vorschau öffnen,
• oder das Dokument bei Problemen löschen.

Das Health Dashboard oberhalb der Liste zeigt dir den Synchronisierungs-Status aller Dokumente auf einen Blick.

Wissensdatenbank-Assistent

Starte unseren Wissensdatenbank-Assistenten einfach durch Klicken auf die Schaltfläche Chat starten. Der Generator führt dich automatisch durch den Prozess der Erstellung reiner Textdokumente aus Dokumenten mit Text, Bildern oder Tabellen.

Schnell, einfach und effektiv – optimiere jetzt deine Inhalte für einen effizienten Wissenstransfer in der Wissensdatenbank.

API-Schlüssel

Über die Public API kannst du programmatisch auf die Younea-LetzChat-Plattform zugreifen – z. B. um Bots, Konversationen, die Wissensdatenbank, das Wallet oder Abonnements aus deinen eigenen Anwendungen heraus zu verwalten.

Damit das funktioniert, brauchst du einen API-Schlüssel. Klicke dafür in der linken Sidebar auf API-Schlüssel.

Schritt 1 – Schlüssel erstellen öffnen

Solange du noch keinen Schlüssel angelegt hast, siehst du den Hinweis „Keine API-Schlüssel". Oben hast du zwei Buttons:

• API-Dokumentation – öffnet die technische Dokumentation aller Endpunkte.
• Schlüssel erstellen – öffnet das Formular zum Anlegen eines neuen Schlüssels.

Schritt 2 – Schlüssel konfigurieren

Im Formular legst du folgende Punkte fest:

• Schlüsselname – ein eindeutiger Name, an dem du den Schlüssel später wiedererkennst (z. B. der Name der Anwendung, die ihn verwendet).
• Berechtigungen (Scopes) – wähle aus, auf welche Bereiche der Schlüssel zugreifen darf:
  • All Scopes – Vollzugriff auf alle Bereiche.
  • Tenant – Tenant-Informationen und Benutzer-Verwaltung.
  • Bots – Chatbots verwalten und konfigurieren.
  • Knowledge Base – Wissensdatenbank-Dokumente eines Bots.
  • Conversations – Konversations-Historie, Tasks und Kommentare.
  • Wallet – Guthaben und Transaktionen.
  • Pricing – Preise, Zahlungen und Abonnements.
  • Addons – Addon-Marktplatz und -Konfiguration.
• Ablaufdatum – Datum im Format tt.mm.jjjj. Lass das Feld leer für einen dauerhaft gültigen Schlüssel.
• Master-Schlüssel – nur in besonderen Fällen aktivieren. Damit kann der Schlüssel über den Header X-YLC-Target-Tenant auf jeden Mandanten zugreifen.

Mit einem Klick auf Schlüssel erstellen wird der API-Schlüssel generiert.

Schlüssel verwenden

Sobald der Schlüssel erstellt ist, hinterlegst du ihn in der Anwendung, die mit LuxAIaaS sprechen soll (z. B. dein Shop, dein CRM oder ein eigenes Skript). Der Schlüssel besteht aus zwei Teilen:

• einem festen Vorsatz ylc_live_ – daran erkennt das System, dass es sich um einen echten LuxAIaaS-Schlüssel handelt,
• gefolgt von 32 zufälligen Zeichen (Buchstaben a–f und Zahlen 0–9) – das ist dein persönlicher, geheimer Teil.

Ein vollständiger Schlüssel sieht also etwa so aus: ylc_live_a1b2c3d4e5f6…

Damit deine Anwendung beim „Anklopfen" an die Schnittstelle (API) auch erkannt wird, musst du den Schlüssel bei jeder Anfrage mitschicken. Das geschieht über einen sogenannten HTTP-Header – du kannst dir das wie einen Briefumschlag vorstellen, auf dem dein Ausweis liegt:

Authorization: Bearer ylc_live_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Das Wort Bearer heißt übersetzt „Träger" oder „Inhaber" – wer den Schlüssel besitzt, darf zugreifen. Genau deshalb solltest du ihn niemals an Dritte weitergeben oder im Klartext speichern.

Alle Anfragen gehen an die folgende Basis-Adresse (den sogenannten Basis-Pfad):

/wp-json/ki-xx-api/public/v1

An diese Adresse hängst du den jeweiligen Endpunkt an – z. B. /bots, um deine Bots abzurufen, oder /wallet/balance, um deinen Guthaben-Stand zu prüfen. Eine Übersicht der wichtigsten Endpunkte findest du gleich unten.

Mein Konto

Klickst du in der linken Sidebar auf Mein Konto, gelangst du zurück auf deine persönliche Konto-Seite. Hier hast du eine kompakte Übersicht über alle wichtigen Bereiche deines Accounts.

Du findest dort zwei große Schnellzugriffe:

• zur AI Agent Verwaltung – springt direkt zurück zur LuxAIaaS-Plattform, in der du deine Bots verwaltest.
• HELPCENTER – öffnet das Helpcenter mit zahlreichen Kursen rund um Onboarding, Agent-Einrichtung, Prompt- und Wissensdatenbank-Setup, Datenschutz und Automatisierung.

Konfiguration

Sobald du im Bereich Bot-Verwaltung einen Bot ausgewählt hast, erscheint in der Sidebar der Eintrag Konfiguration. Ein Klick darauf öffnet die Funktionalen Einstellungen deines Bots – alles was sein Verhalten steuert, findest du hier auf einer Seite. Rechts daneben siehst du eine Live-Vorschau, in der du deine Änderungen sofort testen kannst.

Name & Bot-ID

Ganz oben siehst du den Namen und die ID deines Bots. Die Bot-ID brauchst du z. B. für API-Aufrufe.

Willkommensnachricht

Das ist das Erste, was ein Benutzer sieht, wenn er den Chat öffnet. Halte sie einladend und kurz.

Anweisungen / Verhaltensregeln (Instructions)

Das ist das Gehirn deines Bots: Hier beschreibst du, wer er ist, was er tun darf und wie er antwortet. Je detaillierter die Anweisungen, desto besser die Antworten.

DSGVO Chat-Log Aufbewahrung

Hier legst du fest, wie viele Tage Gespräche gespeichert werden:

• -1 – Chat-Logs werden nicht automatisch gelöscht (unbegrenzt).
• 0 – Nachrichten werden sofort ausgeblendet.
• positive Zahl (z. B. 30) – Aufbewahrung in Tagen.

Verfügbare Werkzeuge

Diese Tools kann dein Bot während der Laufzeit nutzen – z. B. E-Mails senden oder Termine buchen. Standardmäßig sind Tools wie current_time, send_email, my-calendar_CancelAppointment, my-calendar_GetAppDates, my-calendar_book_appointment oder my-calendar_RescheduleAppointment aktiviert. Weitere Tools können hinzugefügt werden.

Über das i-Symbol neben einem Tool öffnest du die Tool-Informationen mit Details und Parametern.

Anzeigeeinstellungen

Wenn du auf der Konfigurations-Seite weiter nach unten scrollst, erreichst du die Anzeigeeinstellungen. Hier konfigurierst du, wie dein Bot im Chat-Widget für Besucher dargestellt wird.

• Anzeigesprache – die Sprache der Widget-Benutzeroberfläche (z. B. Deutsch).
• Bot-Name (Widget) – dieser Name erscheint im Chat-Widget für deine Besucher.
• Bot-Beschreibung – eine kurze Beschreibung des Zwecks und der Fähigkeiten deines Bots.
• Farbthema (Widget) – gib einen Hex-Farbcode (z. B. #950be5) ein, um das Widget an deine Marke anzupassen.

Einbindung (Webseite-Anbindung)

Scrollst du noch ein Stück weiter, kommst du zum Bereich Einbindung. Hier findest du alle Code-Schnipsel, um deinen Bot in deine Webseite oder andere Kanäle einzubinden.

• Website Einbindung (Integration Code) – kopiere diesen Code-Schnipsel über den Button Kopieren. In WordPress fügst du ihn dann unter Cookie Consent → Service → Chat ein, damit der Bot auf deiner Webseite erscheint.
• iFrame – mit diesem <iframe>-Code kannst du den Bot direkt in eine HTML-Datei einbetten.
• QR Code – diesen QR-Code können deine Kunden mit dem Smartphone scannen. Sie werden direkt zum Bot weitergeleitet und können sofort mit ihm chatten.

→ Zum Cookie Consent-Bereich

⚠️ Wichtig – Speichern!

Es gibt kein Auto-Save! Klicke nach jeder Änderung in der Konfiguration unten rechts auf Speichern. Sonst gehen alle Anpassungen verloren.

Add-ons

Über den Sidebar-Eintrag Add-ons öffnest du den Bereich Add-ons | Bot. Hier siehst du alle für deinen Bot verfügbaren Erweiterungen.

Voice Agent (LetzTalk)

Der LetzTalk Voice Agent ist ein eigenständiger KI-Telefonassistent: er nimmt Anrufe entgegen und kann Termine buchen.

• LetzTalk kaufen – über den Button kannst du den Voice Agent direkt für deinen Bot aktivieren.

Demnächst verfügbar

Diese Add-ons sind in Vorbereitung und werden in Kürze freigeschaltet:

• Outbound Manager – ausgehende Anrufkampagnen verwalten und automatisieren.
• Chat Avatar – 3D-animierter Avatar mit Lippensynchronisation für deinen Chatbot.

Zum Marktplatz

Über den Button Browse Add-ons öffnest du den Add-ons-Marktplatz, in dem du weitere Erweiterungen entdecken und für deinen Bot freischalten kannst.

💡 Tipp

Falls du dich auf der Add-ons-Seite nicht zurechtfindest: oben rechts gibt es das ?-Symbol – ein Klick darauf startet die Tour neu und führt dich erneut Schritt für Schritt durch die Funktionen.

Sprachagent (Addon)

Sobald du im Add-ons-Bereich den Sprachagent gekauft hast, erscheint in der linken Sidebar unten ein neuer Eintrag (Addon) Sprachagent. Über diesen öffnest du die Konfigurations-Seite deines Telefonbots.

Willkommensnachricht

Genau wie beim Chatbot kannst du auch hier eine Willkommensnachricht hinterlegen – also den Satz, mit dem dein Telefonbot den Anrufer als Erstes begrüßt. Diese Nachricht wird gesprochen, sobald der Anruf angenommen wird (z. B. „Hallo, ich bin der digitale Assistent von … Wie kann ich Ihnen weiterhelfen?").

Möchtest du nicht extra eine eigene Begrüßung schreiben, kannst du oben rechts die Option Chatbot-Konfiguration verwenden aktivieren – dann übernimmt der Sprachagent automatisch die Begrüßung deines Chatbots.

Unterbrechbar

Direkt unter der Willkommensnachricht findest du den Schalter Unterbrechbar. Ist er aktiv, darf der Anrufer den Agenten schon während der Begrüßung unterbrechen und gleich seine Frage stellen, statt warten zu müssen, bis der Bot zu Ende gesprochen hat. Das wirkt natürlicher und spart Zeit.

Erstübersetzungen der Begrüßung

Etwas weiter unten siehst du den Bereich Erstübersetzungen der Begrüßung. Damit dein Bot internationale Anrufer in deren Muttersprache begrüßen kann, lässt sich deine Willkommensnachricht in alle unterstützten Sprachen (Arabisch, Bulgarisch, Tschechisch, Dänisch, Griechisch …) übersetzen.

Dafür hast du zwei Möglichkeiten:

• Alle übersetzen (oben rechts) – übersetzt die Begrüßung mit einem Klick auf einmal in alle Sprachen gleichzeitig. Das ist der schnellste Weg, wenn du die Begrüßung neu geschrieben oder geändert hast.
• Übersetzen (pro Sprache) – jede Sprache hat zusätzlich einen eigenen Button, mit dem du nur diese eine Sprache aktualisieren kannst. Praktisch, wenn du z. B. nur die englische Version anpassen möchtest.

Jeden übersetzten Text kannst du nachträglich auch von Hand anpassen, falls du eine Formulierung treffender findest.

Telefonnummer deines Bots

Auf der rechten Seite wird die Telefonnummer angezeigt, unter der dein Sprachagent erreichbar ist (z. B. +49 30 75935332). Ein grünes „Läuft"-Label zeigt, dass der Agent aktiv ist und Anrufe entgegennehmen kann. Diese Nummer kannst du auf deiner Webseite, in Signaturen oder auf Visitenkarten veröffentlichen.

Darunter findest du den Bereich Ausgehender Anruf: trag dort eine Zielnummer im Format +[Ländervorwahl][Nummer] ein (z. B. +352123456789) und klicke auf Anrufen, um den Bot eine bestimmte Nummer aktiv anwählen zu lassen.

Anweisungen (Prompt)

Wenn du auf der Sprachagent-Seite weiter nach unten scrollst, kommst du zum Bereich Anweisungen. Hier hinterlegst du den Prompt – also den Text, der dem Bot sagt, wer er ist, wie er sich verhält und was er tun darf. Du kannst hier einen komplett neuen Prompt für deinen Telefonbot schreiben (z. B. wenn er andere Aufgaben übernehmen soll als dein Chatbot) oder denselben Prompt wiederverwenden, den du bereits beim Chatbot eingerichtet hast.

Soll dein Sprachagent genauso antworten wie dein Chatbot, klickst du oben rechts einfach auf den Schalter Chatbot-Konfiguration verwenden. Dann übernimmt der Sprachagent automatisch den Prompt aus deiner Chatbot-Konfiguration – du musst nichts doppelt pflegen.

Du weißt nicht genau, was ein Prompt ist oder wie du einen guten schreibst? Mit dem Anweisungsgenerator bekommst du in wenigen Minuten einen passenden Prompt – Schritt für Schritt erklärt:

→ Mehr zum Anweisungsgenerator (Prompt erstellen)

Verfügbare Tools (Sprachagent)

Ganz unten auf der Seite findest du wieder den Bereich Verfügbare Tools – also alle Funktionen, die dein Sprachagent während eines Anrufs nutzen darf. Typische Tools für den Telefonbot sind:

• get_current_date_time – aktuelle Uhrzeit und Datum abfragen.
• my-calendar_GetAppDates, my-calendar_book_appointment, my-calendar_CancelAppointment, my-calendar_RescheduleAppointment – Termine abfragen, buchen, stornieren oder verschieben.
• send_email – E-Mails versenden (z. B. eine Bestätigung an den Anrufer).
• transfer_call_to_human – Gespräch an einen echten Mitarbeiter weiterleiten.

Jedes Tool ist mit dem Label Voice Tool markiert. Über das i-Symbol rechts neben einem Tool öffnest du dessen Details (Beschreibung und Parameter).

Eine ausführliche Erklärung zu den Tools – inklusive der Standard-Werkzeuge, die jeder Bot mitbringt – findest du im Konfigurations-Abschnitt:

→ Mehr zu den Verfügbaren Werkzeugen

Sprache, Stimme & Anruf-Einstellungen

Wenn du noch ein Stück weiter nach unten scrollst, kommst du zu den restlichen Einstellungen rund um Sprache, Stimme und die Anruf-Limits deines Sprachagenten.

Sprache

• Sprache – die Haupt­sprache, in der dein Agent den Anruf eröffnet (z. B. Deutsch). Sie wird auch beim ersten Sprechen verwendet, bevor klar ist, in welcher Sprache der Anrufer antwortet.
• Weitere Sprachen – hier hakst du alle Sprachen an, in denen dein Agent antworten können soll (z. B. Arabisch, Englisch, Spanisch, Französisch, Italienisch, Niederländisch, Portugiesisch). Es können beliebig viele gleichzeitig aktiv sein.
• Automatische Spracherkennung aktivieren – wenn du diesen Schalter einschaltest, erkennt der Bot von selbst, in welcher der freigeschalteten Sprachen der Anrufer spricht, und antwortet automatisch in derselben Sprache. Praktisch für mehrsprachige Kundschaft.

Stimme

Im Feld Stimme wählst du aus einer Liste vieler verschiedener Stimmen die aus, mit der dein Bot sprechen soll (z. B. German Apollo – Inspiring and Clear). Die Auswahl umfasst männliche und weibliche Stimmen in unterschiedlichen Sprachen und Charakteren. Diese Stimme wird für die Text-zu-Sprache-Umwandlung verwendet – also dafür, die Antworten deines Bots hörbar zu machen.

Anruf-Limits

Mit den drei folgenden Feldern legst du fest, wie intensiv dein Telefonbot genutzt werden darf – das schützt dich vor unerwartet hohen Kosten und vor Überlastung:

• Maximale Anrufdauer (Sekunden) – wie lange ein einzelner Anruf höchstens dauern darf. Beispiel: 900 = 15 Minuten. Danach beendet der Bot das Gespräch automatisch.
• Tägliches Anruflimit – die maximale Anzahl an Anrufen, die dein Bot pro Tag entgegennimmt. Beispiel: 100 – ist das Limit erreicht, werden weitere Anrufer abgewiesen.
• Gleichzeitige Anrufe – wie viele Personen im selben Moment mit deinem Bot telefonieren können. Beispiel: 5 – der sechste Anrufer landet erst durch, wenn ein laufendes Gespräch beendet ist.

⚠️ Wichtig – Speichern!

Damit deine Änderungen am Sprachagenten übernommen werden, klicke ganz unten auf den orangefarbenen Button Agentenkonfiguration speichern. Ohne Klick gehen alle Anpassungen verloren.

Kalender

Der Eintrag Kalender in der linken Sidebar (Bereich Bot-Verwaltung) öffnet die Kalender-Einrichtungsanleitung. Diese Seite ist ein Lotse: sie zeigt dir in drei Schritten, wie du dein eigenes Konto bei MyCalendar (calendar.kibot.chat) anlegst und mit deinem Bot verbindest – damit dein Bot Termine abrufen und buchen kann.

Schritt 1 – Konto erstellen

Klicke auf „Hier Registrieren" – damit landest du auf calendar.kibot.chat und legst ein Konto mit Benutzername, E-Mail und Passwort an. Die vollständige Anleitung zur Registrierung findest du im nächsten Kapitel:

→ Mehr zu MyCalendar (Kapitel 3)

Schritt 2 – Kalender verbinden

Nach dem Login wählst du, welchen Kalender du anschließen möchtest. Unterstützt werden:

• Outlook Calendar
• Google Calendar
• Apple Calendar
• ICS Feed – für andere Kalender-Anbieter mit ICS-Link.

Pro Anbieter klickst du auf Verbinden und meldest dich beim jeweiligen Dienst an. So weiß der Bot, an welchen Tagen und Uhrzeiten du bereits belegt bist – und wann er neue Termine eintragen darf.

Die Zeitzone ist die mitteleuropäische (Berlin). Beachte das immer.

du bist ein Bot zum buchen von Terminen.

du hast 5 Funktionen:

my-calendar_GetAppDates zum Abrufen verfügbarer Timeslots

my-calendar_book_appointment zum Buchen von Terminen

my-calendar_CancelAppointment zum Stornieren von Terminen

my-calendar_GetBookingUIDsByEmail zum Abrufen von Buchungen per E-Mail

my-calendar_RescheduleAppointment zum Verschieben von Terminen

username = xxx

eventType = 30min

Chat-Protokolle

Im Bereich Chat-Protokolle findest du alle Gespräche, die mit deinen Bots geführt wurden. Hier kannst du Verläufe einsehen, durchsuchen und bei Bedarf gleich mehrere auf einmal bearbeiten.

Die Ansicht besteht aus vier Bereichen:

• Filter – grenze die Gespräche oben nach Telefonnummer, Typ, Zeitraum und Status ein.
• Gesprächsliste – sobald dein Bot live ist, erscheinen alle geführten Gespräche in dieser Liste.
• Mehrfachauswahl – mehrere Gespräche gleichzeitig auswählen und gemeinsam bearbeiten.
• Nachrichtenanzeige – wählst du ein Gespräch in der Liste aus, erscheint der vollständige Verlauf rechts daneben.

Kosten

Im Bereich Kosten bekommst du eine detaillierte Übersicht über alle Ausgaben deines Accounts – jederzeit nachvollziehbar und nach unterschiedlichen Kriterien aufschlüsselbar.

Die Ansicht besteht aus folgenden Bereichen:

• Gesamtkosten – zeigt die Gesamtkosten für den aktuell gewählten Zeitraum auf einen Blick.
• Zeitraum-Kalender – wähle hier den Zeitraum aus, für den die Kostenübersicht angezeigt werden soll.
• Quick-Filter – Schnellfilter für häufig genutzte Zeiträume: Heute, Diese Woche, Dieser Monat.
• Kosten-Tabs – unterschiedliche Ansichten der Kosten: aufgeschlüsselt nach Chat Bot Pricing, Voice Agent oder Chat Bot Tokens.
• Kosten-Tabelle – darunter findest du eine detaillierte Aufschlüsselung aller Kosten.

Kapitel 3 – MyCalendar

Wofür nutzen wir MyCalendar?

MyCalendar ist unser Werkzeug für Termine. Kunden können sich selbst einen Termin buchen – ganz ohne Anruf oder E-Mail hin und her.

Die Vorteile:

• Du sparst Zeit bei der Termin-Planung.
• Doppel-Buchungen sind nicht möglich.
• Der Kunde bekommt automatisch eine Bestätigung.
• Erinnerungen werden automatisch verschickt.

Registrierung & Anmeldung

Wenn du dich bei MyCalendar registrieren möchtest, klicke auf den folgenden Link – dort findest du eine vollständige Anleitung, wie du dich anmeldest:

https://hcms.luxaiaas.com/en/howto-calendar/

Kalender verbinden

Damit MyCalendar sieht, wann du schon andere Termine hast, musst du deinen eigenen Kalender verbinden. So gehst du vor:

1. Öffne den App Store in MyCalendar.
2. Wähle einen Kalender aus, den du verbinden möchtest – z. B. Google Kalender oder Outlook Kalender.
3. Klicke auf Installieren und folge den Schritten zur Verknüpfung.

Verfügbarkeiten festlegen

Unter dem Punkt Verfügbarkeiten legst du fest, wann Kunden bei dir Termine buchen können.

• Trage deine regulären Verfügbarkeitszeiten ein.
• Wähle oben rechts deine Zeitzone aus – so werden die Uhrzeiten an deinen Standort angepasst.
• Unter Datumsüberschreibungen kannst du Termine hinzufügen, an denen deine Verfügbarkeit von den üblichen Geschäftszeiten abweicht (z. B. Feiertage, Urlaub oder spontane Sondertermine).

Ereignistypen erstellen

Ein Ereignistyp ist eine Vorlage für Termine. Zum Beispiel ein „30 Minuten Termin" oder ein „Erst-Gespräch". Du kannst beliebig viele Ereignistypen anlegen – jeder bekommt seinen eigenen Buchungs-Link.

So legst du einen neuen Ereignistyp an:

1. Klicke in der linken Menüleiste auf Ereignistypen.
2. Klicke oben rechts auf Neu.
3. Gib einen Titel ein (z. B. „30 Minuten Termin").
4. Trage in das Feld URL einen kurzen Namen ein (z. B. 30min) – das ist der Link-Teil, den der Kunde sieht.
5. Wähle die Dauer aus (z. B. 30 Minuten).
6. Klicke auf Speichern.

Dein Buchungs-Link setzt sich aus deinem Benutzernamen und dem Ereignistyp zusammen, z. B.: /dilux/30min.

💡 Tipp

Den Ereignistyp brauchst du auch, wenn du den Termin-Buchungs-Link in den Prompt deines Chatbots einträgst. Dort gibst du username und eventType getrennt an, zum Beispiel:

username: dilux
eventType: 30min

Teams

Mit Teams kannst du mehrere Personen zu deinen Termintypen hinzufügen. So können Kunden einen Termin bei deinem ganzen Team buchen – nicht nur bei dir.

Es gibt zwei Planungs-Arten:

• Kollektive Planung – alle ausgewählten Teammitglieder müssen verfügbar sein. Geeignet für Meetings, an denen das ganze Team teilnimmt.
• Round Robin Planung – das System findet automatisch die geeignetste Person aus dem Team. Gut, wenn jeder im Team den Termin übernehmen kann.

Team erstellen

Klicke in der linken Menüleiste auf Teams und anschließend auf den Button Team erstellen. Du wirst nun in drei Schritten durch die Einrichtung geführt.

Step 1 – Teamname & Team-URL

1. Gib deinem Team einen Namen (z. B. YOUNEA).
2. Die Team-URL wird automatisch aus dem Namen erzeugt. Du kannst sie aber überschreiben und einen abweichenden URL-Namen vergeben.
3. Klicke auf Weiter.

Step 2 – Teammitglieder hinzufügen

1. Klicke auf + Teammitglied hinzufügen und lade die gewünschten Personen ein.
2. Du selbst bist als Inhaber bereits eingetragen.
3. Klicke auf Weiter, sobald alle Mitglieder hinzugefügt sind.

Step 3 – Termintyp anlegen & Zuordnung wählen

1. Trage einen Titel für den Termintyp ein.
2. Trage die URL ein, unter der der Termin gebucht werden kann.
3. Wähle die passende Zuordnung:
   • Kollektiv – Meetings, bei denen alle ausgewählten Teammitglieder verfügbar sind.
   • Round Robin – Treffen wechseln automatisch zwischen mehreren Teammitgliedern durch.
   • Verwaltetes Ereignis – Ereignistypen werden im Block an Teammitglieder verteilt.
4. Klicke auf Fertig.

Falls du das jetzt noch nicht einrichten möchtest, klicke unten auf „Ich werde das später tun" – das Team ist dann angelegt und du kannst die Termintypen später ergänzen.

Team verwalten

Nachdem du dein Team erstellt hast, kannst du es jederzeit anpassen. So kommst du in die Team-Einstellungen:

1. Klicke in der linken Menüleiste auf Teams.
2. In der Mitte siehst du dein Team. Klicke auf den Team-Namen (siehe Pfeil im Bild).

In den Team-Einstellungen findest du folgende Bereiche:

• Profil – Übersicht deines Teams.
• Mitglieder – Mitglieder einsehen und neue Mitglieder hinzufügen.
• Darstellung – Aussehen der Buchungsseite anpassen (z. B. Systemstandard, Hell, Dunkel, eigene Marken-Farben).
• Abrechnung – Abrechnungs-Informationen für das Team.
• Einstellungen – Allgemeine Einstellungen, z. B. Team privat stellen, Buchungsfrequenz oder Round-Robin-Konfiguration.

⚠️ Wichtig

Klicke nach jeder Änderung unten rechts auf Aktualisieren. Sonst werden deine Einstellungen nicht gespeichert.

Buchungen verwalten

Wenn du auf Buchungen klickst, werden dir alle anstehenden und vergangenen Termine angezeigt.

Termin absagen:

1. Bei dem entsprechenden Termin rechts auf die drei Punkte klicken.
2. Auf Absagen klicken.
3. Du kannst eine Begründung eintragen, warum der Termin abgesagt wurde – so weiß der Kunde direkt Bescheid.

⚠️ Wichtig

Verbinde MyCalendar immer mit deinem Kalender (Google, Outlook). Nur so sieht das System, wann du schon andere Termine hast. Sonst kann es zu Doppel-Buchungen kommen.

Kapitel 4 – Kundenshop

Kapitel 5 – Onboarding Plattform

Was ist die Onboarding-Plattform?

Die Onboarding-Plattform ist deine Lern-Zentrale als YOUNEA-Partner. Hier findest du fertige Kurse zu allen wichtigen Themen rund um dein White-Label-AI-Business — vom Geschäftsmodell über Datenschutz bis zur technischen Einrichtung des AI-Agents.

Jeder Kurs ist in kurze Module aufgeteilt, zeigt dir konkrete Use-Cases und führt dich Schritt für Schritt durch das jeweilige Thema. So baust du dir nach und nach das komplette Know-how auf, das du brauchst, um eigenständig Kunden zu betreuen.

Lernpfad: White Label Onboarding

Der Hauptkurs für neue Partner. In 5 Modulen lernst du alles, was du brauchst, um dein eigenes White-Label-AI-Business aufzubauen — von der Geschäfts-Idee bis zur ersten Integration. Wir empfehlen, die Module in der vorgegebenen Reihenfolge durchzuarbeiten, weil sie aufeinander aufbauen.

Den Zugang zur Onboarding-Plattform bekommst du nach Vertragsabschluss. Falls du noch keine Login-Daten erhalten hast, melde dich beim Support (Kontakt am Ende des Handbuchs).