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Bienvenida

¡Hola y te damos la bienvenida!

Nos alegra que formes parte de nuestro equipo de partners.

Este manual te ayuda a empezar. Te lo mostramos todo paso a paso. No necesitas saber nada de antemano.

Capítulo 1 – Fundamentos de WordPress

¿Qué es WordPress?

WordPress es una herramienta con la que puedes crear y mantener una página web de forma muy sencilla.

¿Dónde inicio sesión?

Así llegas al área de administración (también llamada «backend»):

1. Abre tu navegador (p. ej. Chrome, Firefox o Safari).
2. Introduce la dirección de tu página web. Añade al final «/wp-admin».
3. Ejemplo: www.tu-web.es/wp-admin
4. Introduce tu nombre de usuario.
5. Introduce tu contraseña.
6. Haz clic en el botón «Iniciar sesión» (en alemán: «Anmelden»).

⚠️ Importante

No compartas nunca tu contraseña con personas ajenas. Guárdala en un lugar seguro.

¿Qué veo después de iniciar sesión?

Tras iniciar sesión verás el llamado «Dashboard» (Panel de control). Es tu página de inicio en WordPress.

El Dashboard tiene tres áreas principales:

Integrar el chatbot mediante Cookie Consent

En el área Cookie Consent subes el script de tu chatbot. En cuanto el script está guardado, el chatbot aparece automáticamente abajo a la derecha en todas las páginas de tu sitio web.

Así llegas al campo de entrada:

1. Pasa el ratón por Cookie Consent en el menú de la izquierda.
2. En el submenú que se despliega aparece el área Service: haz clic en ella.
3. En la lista, haz clic una vez en Chatbot.
4. Desplázate hacia abajo.
5. Pega el script de tu chatbot en el campo previsto y guárdalo.

LetzChat V2 – abrir la plataforma de IA

A través de LetzChat V2 llegas a la plataforma de IA en la que gestionas tu chatbot.

Así abres la plataforma:

1. Pasa el ratón por LetzChat V2 en el menú de la izquierda.
2. En el submenú que se despliega, haz clic en Dashboard.
3. Aterrizas directamente en la plataforma de IA.

Cambiar el logotipo:

1. Pasa de nuevo el ratón por LetzChat V2.
2. En el submenú, haz clic en Settings.
3. Allí puedes subir o cambiar tu logotipo.

Pagos & WooCommerce

A través de Pagos (en alemán: «Zahlungen») conectas tu tienda con Stripe. A través de WooCommerce gestionas los pedidos y creas cupones.

Pagos – configurar Stripe

Para recibir el dinero directamente del cliente, tienes que configurar Stripe una sola vez en el área Pagos.

1. Haz clic en Pagos en el menú de la izquierda.
2. En Stripe, haz clic en Configurar (en alemán: «Einrichten»).
3. Sigue los pasos para conectar tu cuenta con Stripe.

WooCommerce – gestionar pedidos

En el área Pedidos (en alemán: «Bestellungen») puedes hacer seguimiento de todos los pedidos y ver quién ha pedido qué en tu tienda. Allí también puedes añadir un pedido manualmente.

1. Pasa el ratón por WooCommerce en el menú de la izquierda.
2. En el submenú, haz clic en Pedidos.
3. Ves una lista de todos los pedidos con cliente, producto y estado.
4. Con el botón de arriba puedes crear un pedido manualmente si lo necesitas.

WooCommerce – crear cupones

Con los cupones puedes ofrecer descuentos a tus clientes.

1. Pasa el ratón por WooCommerce en el menú de la izquierda.
2. En el submenú, haz clic en Cupones (en alemán: «Gutscheine»).
3. Arriba a la izquierda, haz clic en Crear cupón (en alemán: «Gutschein erstellen»).
4. Define el código, el descuento y las condiciones, y guarda.

Gestionar productos

En el área Productos (en alemán: «Produkte») gestionas todo lo que se ofrece en tu tienda.

1. Pasa el ratón por Productos en el menú de la izquierda.
2. En el submenú, haz clic en Todos los productos (en alemán: «Alle Produkte»): ves la lista de todos los productos que ofreces en la tienda.
3. Con el campo de búsqueda puedes buscar un producto concreto.
4. Haz clic arriba en el botón Añadir producto (en alemán: «Produkt hinzufügen») para crear un producto nuevo.
5. Con los botones de arriba también puedes importar o exportar productos.

Factura & Envío

A través de Factura / Envío (en alemán: «Rechnung / Versand») guardas los datos de tu empresa y personalizas el aspecto de tus facturas.

Guardar los datos de la empresa para las facturas

Para que los datos de tu empresa aparezcan correctamente en cada factura, los introduces una sola vez en los Ajustes generales.

1. Pasa el ratón por Factura / Envío en el menú de la izquierda.
2. En el submenú, haz clic en Ajustes generales (en alemán: «Allgemeine Einstellungen»).
3. Arriba, en la cabecera, haz clic en la pestaña General (en alemán: «Allgemeines»).
4. Introduce los datos de la empresa, el logotipo, la dirección, etc., y guarda.

Personalizar el aspecto de la factura

Puedes ver qué aspecto tiene tu factura y ajustar los colores y el diseño.

1. Pasa el ratón por Factura / Envío en el menú de la izquierda.
2. En el submenú, haz clic en Factura (en alemán: «Rechnung»).
3. Arriba, en la cabecera, haz clic en Personalizar (en alemán: «Anpassen»).
4. Comprueba la vista previa y cambia los colores y otros ajustes a tu gusto.

Gestionar usuarios

En el área Usuarios (en alemán: «Benutzer») ves qué usuarios ya están registrados y puedes crear nuevos usuarios.

Añadir un usuario nuevo

1. Ve a Usuarios en el menú de la izquierda y haz clic en Añadir (en alemán: «Hinzufügen»).
2. Introduce Nombre de usuario (en alemán: «Benutzername»), Correo electrónico (en alemán: «E-Mail»), Nombre (en alemán: «Vorname») y Apellidos (en alemán: «Nachname»).
3. Usa la contraseña generada automáticamente o introduce una propia.
4. Importante: en Rol (en alemán: «Rolle») define si es Cliente (en alemán: «Kunde») o Administrador (en alemán: «Administrator»).
5. Haz clic en Guardar (en alemán: «Speichern»).

⚠️ Entender los roles

Administrador: tiene acceso a todo, también a otras cuentas.
Cliente: solo ve la plataforma y sus propios datos, no tiene acceso a WordPress.

Configurar la autenticación de dos factores (2FA)

En cuanto se guarda una cuenta de administrador, es obligatorio configurar una autenticación de dos factores.

1. Descarga una app de autenticación (p. ej. Google Authenticator o Authy) en el smartphone.
2. Escanea con la app el código QR que se muestra.
3. Introduce en el campo previsto el número que muestra la app.
4. Haz clic abajo del todo en Guardar: la 2FA ya está activa.

Wallet – recargar saldo

En el área Wallet puedes recargar saldo virtual a usuarios concretos, p. ej. para abonarte dinero a ti mismo.

1. Pasa el ratón por Wallet en el menú de la izquierda.
2. En el submenú, haz clic en Credit/Debit Funds.
3. Primero selecciona un usuario. Importante: en el campo tiene que poner Include User; ahí también puedes añadir un usuario para recargarte saldo a ti mismo.
4. En Credit/Debit, selecciona la opción Credit.
5. Por último, introduce el importe deseado (p. ej. 300) y guarda.

Post SMTP – configurar el envío de correos electrónicos

De forma predeterminada, WordPress envía los correos electrónicos con la sencilla función PHP mail(). Funciona, sí, pero muchos proveedores de alojamiento lo bloquean y los destinatarios suelen filtrar esos correos como spam. Con el plugin Post SMTP envías los correos a través de un servidor de correo real. Así, las confirmaciones de pedido, los restablecimientos de contraseña y los correos de consulta llegan de forma fiable al cliente.

Las funciones más importantes de Post SMTP:

• Envío SMTP seguro – los correos pasan por un servidor de correo autenticado en lugar de por la función PHP mail().
• Personalizar los datos del remitente – el nombre y la dirección «De» que el destinatario ve en su bandeja de entrada.
• Registro – cada correo enviado queda registrado; ves qué ha salido y si se ha enviado correctamente.
• Correo de prueba – un clic para enviar un correo de prueba y comprobar los ajustes.

Introducir el nombre y el correo del remitente

Para que las confirmaciones y las notificaciones lleguen en nombre de tu empresa (y no, p. ej., como wordpress@tu-dominio.es), guardas tu remitente una sola vez:

1. Mantén el puntero del ratón sobre Post SMTP en el menú izquierdo de WordPress.
2. En el submenú que se despliega, haz clic en Settings.
3. Arriba, en la barra de pestañas (cabecera), haz clic en Message.
4. Introduce tu nombre visible en el campo From Name (p. ej. el nombre de tu empresa).
5. Introduce el correo del remitente en el campo From Email — la dirección que tus clientes deben ver en su bandeja de entrada.
6. Haz clic abajo del todo en Save Changes.

💡 Consejo

Usa como correo de remitente una dirección real de tu propio dominio (p. ej. info@tu-dominio.es), no una ajena como @gmail.com. De lo contrario, tus correos acabarán más a menudo en el spam, porque el registro del dominio no coincide con la dirección del remitente.

Configurar los datos de acceso SMTP (pestaña Connections)

En tu sitio web ya están guardados y conectados los datos de acceso SMTP de YOUNEA. Si quieres usar tu propia dirección de correo, aquí puedes modificar los datos. Los datos de acceso necesarios te los facilita tu proveedor de correo o tu hoster.

1. Haz clic arriba, en la barra de pestañas, en Connections.
2. Selecciona en Mailer la opción SMTP.
3. Introduce en el campo SMTP Host la dirección del servidor de correo.
4. Pon el Port en 587.
5. Selecciona en Encryption la opción TLS.
6. Ajusta Authentication a Yes.
7. Introduce tu dirección de correo en el campo Username.
8. Introduce la contraseña de tu correo en el campo Password.
9. Haz clic abajo del todo en Save Changes.

Capítulo 2 – LuxAIaaS

¿Qué es LuxAIaaS?

LuxAIaaS significa «Luxemburg Artificial Intelligence as a Service» – en español: «IA como servicio desde Luxemburgo».

Es nuestra propia plataforma de IA. Te ayuda a dar respuestas rápidas a tus clientes. Y de forma automática, sin que tengas que estar tú delante de la pantalla.

Imagínate LuxAIaaS como un empleado incansable. Está despierto 24 horas al día. Nunca se pone enfermo. Y siempre responde con amabilidad.

El Dashboard

Tras iniciar sesión aterrizas directamente en el Dashboard (en alemán: «Dashboard»). Aquí encuentras un resumen de todos tus bots y de tu saldo.

Arriba a la derecha

• Perfil (en alemán: «Profil») – tu nombre de usuario con un menú desplegable hacia los ajustes de tu cuenta.
• Modo claro/oscuro (en alemán: «Hell-/Dunkel-Modus») – con el icono puedes cambiar el sistema entre la vista clara y la oscura.
• Ayuda (?) (en alemán: «Hilfe (?)») – un clic en el signo de interrogación inicia nuestro Tour. El tour te explica paso a paso cómo funciona cada cosa. Si en algún punto no sabes cómo seguir: haz clic una vez en el ? y obtendrás más información al respecto.
• Idioma (en alemán: «Sprache») – el idioma de la plataforma se puede cambiar a alemán, inglés, español, árabe o francés.

Gestionar bots

• Comprar nuevo chatbot (en alemán: «Neuen Chatbot kaufen») – con el botón grande puedes comprar un bot nuevo directamente en el Dashboard.
• Resumen de bots (en alemán: «Bot-Übersicht») – en la tabla ves, para cada bot, cuándo se compró (registro), si está Activo o Inactivo, y qué costes genera (último mes / últimos 3 meses).
• Búsqueda (en alemán: «Suche») – con el campo de búsqueda puedes filtrar tus bots por ID de bot, nombre, nombre de usuario, correo electrónico o número.
• Mostrar eliminados (en alemán: «Gelöschte anzeigen») – activa el interruptor Mostrar eliminados para que también aparezcan en el resumen los bots ya eliminados.

Saldo

• Saldo disponible (en alemán: «Verfügbares Guthaben») – se muestra arriba a la derecha en euros.
• Recarga manual de saldo (en alemán: «Manuelles Guthaben aufladen») – introduce un importe y haz clic en Recargar saldo para añadir dinero al instante.
• Ir a la página de saldo (en alemán: «Zur Kreditseite») – con este botón llegas al área Saldo. Allí puedes configurar las opciones de recarga (p. ej. la recarga automática) y consultar tu historial.

Área Saldo

En el área Saldo (en alemán: «Guthaben») – a través de la barra lateral izquierda o del botón Ir a la página de saldo – puedes recargar tu saldo de forma manual o automática.

Recarga automática de saldo

Puedes fijar un umbral: en cuanto tu saldo caiga por debajo de ese valor, se recarga automáticamente un importe de recarga que defines tú.

Ejemplo: umbral 60 € – en cuanto queden solo 55 €, el sistema recarga automáticamente el importe que hayas fijado.

Últimas transacciones

Si sigues bajando en el área Saldo, verás tus últimas transacciones (en alemán: «Letzte Transaktionen»), incluido un diagrama que representa por colores las recargas, las tarifas de uso, las suscripciones de voz, las suscripciones de chat y el estado de la cuenta.

Puedes filtrar la lista por:

• Desde / Hasta (en alemán: «Von / Bis») – acotar el periodo.
• Categoría (en alemán: «Kategorie») – en el desplegable puedes elegir entre Todas las categorías, Recargas, Tarifa de uso, Suscripción de chat, Suscripción de voz y Otros.
• Bot – mostrar solo las transacciones de un bot concreto.

Con el botón Exportar CSV (en alemán: «CSV exportieren») arriba a la derecha puedes descargar las transacciones filtradas como archivo CSV.

Uso del bot

Si sigues bajando un poco más, llegas al área Uso del bot (en alemán: «Bot-Nutzung»). Aquí ves de un vistazo qué bot ha generado cuántos costes.

Tres gráficos circulares muestran la distribución:

• Último mes – gastos por bot en los últimos 30 días.
• Últimos 3 meses – evolución a medio plazo.
• Últimos 6 meses – comparación a largo plazo.

Si pasas el ratón por encima de un segmento del gráfico, se muestran el nombre del bot, la ID, el número de teléfono y el importe exacto.

Debajo de los gráficos encuentras una tabla con todos los bots y sus gastos de 1 mes, 3 meses y 6 meses uno junto a otro: ideal para reconocer rápidamente si un bot se ha vuelto más caro o más barato.

Generador de instrucciones

Con el Generador de instrucciones (en alemán: «Anweisungsgenerator») creas en pocos minutos un prompt adecuado, por ejemplo para el envío de correos electrónicos o un prompt que encaje exactamente con tu empresa.

El generador te hace unas cuantas preguntas: tú las respondes y, al final, obtienes un prompt listo que puedes aplicar directamente a tu bot.

Procede así:

1. Haz clic en Generador de instrucciones en la barra lateral izquierda.
2. Haz clic en Nuevo chat (en alemán: «Neuer Chat») para crear una instrucción nueva (o abre un chat anterior de la lista de la izquierda).
3. Responde a las preguntas del generador, p. ej.:
   • Tipo de bot – ¿chatbot o asistente de redacción de correos electrónicos?
   • ¿Para qué entorno? – sector, negocio, público objetivo (clientes, compañeros, B2B, B2C …).
   • Finalidad principal – p. ej. respuestas de atención al cliente, correos de candidatura, newsletters.
4. Escribe tus respuestas en el campo Habla con el Instruction Generator y envíalas.
5. Al final recibes un prompt listo: cópialo e insértalo en tu chatbot o bot telefónico.

💡 Consejo

Los chats anteriores quedan guardados en la lista de la izquierda (p. ej. Creating Email Prompt). Puedes volver a abrirlos y ajustarlos en cualquier momento, sin empezar de cero.

Base de conocimiento

En el área Base de conocimiento (en alemán: «Wissensdatenbank») gestionas todos los documentos con los que trabaja tu bot. Ves de un vistazo qué contenidos están subidos y en qué estado de procesamiento se encuentran.

Así creas un documento nuevo:

1. Haz clic arriba a la derecha en Añadir documento (en alemán: «Dokument hinzufügen»).
2. Selecciona el archivo que quieres subir.
3. Confirma: el archivo se acepta y se procesa automáticamente.

En la lista de tus documentos subidos puedes, para cada entrada:

• consultar el estado actual,
• abrir una vista previa,
• o eliminar el documento si hay problemas.

El Health Dashboard situado encima de la lista te muestra de un vistazo el estado de sincronización de todos los documentos.

Asistente de la base de conocimiento

Inicia nuestro Asistente de la base de conocimiento simplemente haciendo clic en el botón Iniciar chat (en alemán: «Chat starten»). El generador te guía automáticamente por el proceso de creación de documentos de texto puro a partir de documentos con texto, imágenes o tablas.

Rápido, sencillo y eficaz: optimiza ahora tus contenidos para una transferencia de conocimiento eficiente en la base de conocimiento.

Clave API

A través de la Public API puedes acceder de forma programática a la plataforma Younea LetzChat, p. ej. para gestionar bots, conversaciones, la base de conocimiento, el wallet o suscripciones desde tus propias aplicaciones.

Para que eso funcione necesitas una clave API. Haz clic para ello en Clave API (en alemán: «API-Schlüssel») en la barra lateral izquierda.

Paso 1 – abrir la creación de la clave

Mientras no hayas creado ninguna clave, verás el aviso «Sin claves API». Arriba tienes dos botones:

• Documentación de la API (en alemán: «API-Dokumentation») – abre la documentación técnica de todos los endpoints.
• Crear clave (en alemán: «Schlüssel erstellen») – abre el formulario para crear una clave nueva.

Paso 2 – configurar la clave

En el formulario defines los siguientes puntos:

• Nombre de la clave (en alemán: «Schlüsselname») – un nombre inequívoco con el que reconozcas la clave más adelante (p. ej. el nombre de la aplicación que la usa).
• Permisos (Scopes) (en alemán: «Berechtigungen») – elige a qué áreas puede acceder la clave:
  • All Scopes – acceso completo a todas las áreas.
  • Tenant – información del tenant y gestión de usuarios.
  • Bots – gestionar y configurar chatbots.
  • Knowledge Base – documentos de la base de conocimiento de un bot.
  • Conversations – historial de conversaciones, tasks y comentarios.
  • Wallet – saldo y transacciones.
  • Pricing – precios, pagos y suscripciones.
  • Addons – marketplace de addons y su configuración.
• Fecha de caducidad (en alemán: «Ablaufdatum») – fecha en formato tt.mm.jjjj. Deja el campo vacío para una clave válida de forma permanente.
• Clave maestra (en alemán: «Master-Schlüssel») – activar solo en casos especiales. Con ella, la clave puede acceder, mediante la cabecera X-YLC-Target-Tenant, a cualquier tenant.

Con un clic en Crear clave se genera la clave API.

Usar la clave

En cuanto la clave está creada, la guardas en la aplicación que debe hablar con LuxAIaaS (p. ej. tu tienda, tu CRM o un script propio). La clave consta de dos partes:

• un prefijo fijo ylc_live_: por él reconoce el sistema que se trata de una clave LuxAIaaS auténtica,
• seguido de 32 caracteres aleatorios (letras a–f y números 0–9): esa es tu parte personal y secreta.

Así que una clave completa tiene más o menos este aspecto: ylc_live_a1b2c3d4e5f6…

Para que tu aplicación sea reconocida al «llamar a la puerta» de la interfaz (API), debes enviar la clave en cada solicitud. Eso ocurre a través de una llamada cabecera HTTP: puedes imaginártelo como un sobre en el que va tu documento de identidad:

Authorization: Bearer ylc_live_xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

La palabra Bearer significa «portador» o «titular»: quien posee la clave puede acceder. Precisamente por eso nunca deberías entregarla a terceros ni guardarla en texto plano.

Todas las solicitudes van a la siguiente dirección base (la llamada ruta base):

/wp-json/ki-xx-api/public/v1

A esa dirección le añades el endpoint correspondiente, p. ej. /bots para consultar tus bots, o /wallet/balance para comprobar tu saldo. Justo debajo encuentras un resumen de los endpoints más importantes.

Mi cuenta

Si haces clic en Mi cuenta (en alemán: «Mein Konto») en la barra lateral izquierda, vuelves a tu página de cuenta personal. Aquí tienes un resumen compacto de todas las áreas importantes de tu cuenta.

Allí encuentras dos grandes accesos rápidos:

• a la gestión de AI Agent (en alemán: «zur AI Agent Verwaltung») – salta directamente de vuelta a la plataforma LuxAIaaS, en la que gestionas tus bots.
• HELPCENTER – abre el Helpcenter con numerosos cursos sobre onboarding, configuración de agentes, configuración de prompts y de la base de conocimiento, protección de datos y automatización.

Configuración

En cuanto hayas seleccionado un bot en el área Gestión de bots (en alemán: «Bot-Verwaltung»), aparece en la barra lateral la entrada Configuración (en alemán: «Konfiguration»). Un clic en ella abre los Ajustes funcionales de tu bot: todo lo que controla su comportamiento lo encuentras aquí en una sola página. A su derecha ves una vista previa en vivo en la que puedes probar tus cambios al instante.

Nombre & ID del bot

Arriba del todo ves el nombre y la ID de tu bot. La ID del bot la necesitas, p. ej., para las llamadas a la API.

Mensaje de bienvenida

Es lo primero que ve un usuario cuando abre el chat. Manténlo acogedor y breve.

Instrucciones (Instructions)

Es el cerebro de tu bot: aquí describes quién es, qué puede hacer y cómo responde. Cuanto más detalladas sean las instrucciones, mejores serán las respuestas.

Conservación de registros de chat según el RGPD

Aquí defines cuántos días se guardan las conversaciones:

• -1 – los registros de chat no se eliminan automáticamente (ilimitado).
• 0 – los mensajes se ocultan de inmediato.
• número positivo (p. ej. 30) – conservación en días.

Herramientas disponibles

Tu bot puede usar estas herramientas durante su ejecución, p. ej. enviar correos electrónicos o reservar citas. Por defecto están activadas herramientas como current_time, send_email, my-calendar_CancelAppointment, my-calendar_GetAppDates, my-calendar_book_appointment o my-calendar_RescheduleAppointment. Se pueden añadir más herramientas.

A la derecha de cada función hay un símbolo (i). Al hacer clic se abre la caja de información, donde vuelve a estar todo sobre esa función: el añadido para el prompt listo para copiar, una explicación de lo que hace la función y los parámetros que espera. Así no tienes que memorizar nada: en caso de duda, consúltalo ahí.

Ajustes de visualización

Si en la página de configuración sigues bajando, llegas a los Ajustes de visualización (en alemán: «Anzeigeeinstellungen»). Aquí configuras cómo se muestra tu bot en el widget de chat a los visitantes.

• Idioma de visualización (en alemán: «Anzeigesprache») – el idioma de la interfaz del widget (p. ej. alemán).
• Nombre del bot (widget) – este nombre aparece en el widget de chat para tus visitantes.
• Descripción del bot – una descripción breve de la finalidad y las capacidades de tu bot.
• Tema de color (widget) – introduce un código de color hexadecimal (p. ej. #950be5) para adaptar el widget a tu marca.

Integración (conexión con la página web)

Si sigues bajando un poco más, llegas al área Integración (en alemán: «Einbindung»). Aquí encuentras todos los fragmentos de código para integrar tu bot en tu página web o en otros canales.

• Integración en el sitio web (Integration Code) – copia este fragmento de código con el botón Copiar. En WordPress lo insertas después en Cookie Consent → Service → Chat para que el bot aparezca en tu página web.
• iFrame – con este código <iframe> puedes incrustar el bot directamente en un archivo HTML.
• QR Code – tus clientes pueden escanear este código QR con el smartphone. Se les redirige directamente al bot y pueden chatear con él de inmediato.

→ Al área Cookie Consent

⚠️ Importante – ¡guardar!

¡No hay guardado automático! Después de cada cambio en la configuración, haz clic abajo a la derecha en Guardar (en alemán: «Speichern»). De lo contrario se pierden todos los ajustes.

Add-ons

Con la entrada Add-ons de la barra lateral abres el área Add-ons | Bot. Aquí ves todas las extensiones disponibles para tu bot.

Voice Agent (LetzTalk)

El LetzTalk Voice Agent es un asistente telefónico con IA independiente: atiende llamadas y puede reservar citas.

• Comprar LetzTalk (en alemán: «LetzTalk kaufen») – con el botón puedes activar el Voice Agent directamente para tu bot.

Disponible próximamente

Estos add-ons están en preparación y se activarán en breve:

• Outbound Manager – gestionar y automatizar campañas de llamadas salientes.
• Chat Avatar – avatar animado en 3D con sincronización labial para tu chatbot.

Al marketplace

Con el botón Browse Add-ons abres el marketplace de add-ons, en el que puedes descubrir más extensiones y activarlas para tu bot.

💡 Consejo

Si no te orientas bien en la página de add-ons: arriba a la derecha está el símbolo ?; un clic en él reinicia el Tour y te guía de nuevo paso a paso por las funciones.

Agente de voz (addon)

En cuanto hayas comprado el Agente de voz (en alemán: «Sprachagent») en el área Add-ons, aparece abajo en la barra lateral izquierda una nueva entrada (Addon) Agente de voz. Con ella abres la página de configuración de tu bot telefónico.

Mensaje de bienvenida

Igual que con el chatbot, también aquí puedes guardar un mensaje de bienvenida, es decir, la frase con la que tu bot telefónico saluda primero a quien llama. Este mensaje se pronuncia en cuanto se acepta la llamada (p. ej. «Hola, soy el asistente digital de… ¿En qué puedo ayudarle?»).

Si no quieres escribir un saludo propio aparte, puedes activar arriba a la derecha la opción Usar la configuración del chatbot (en alemán: «Chatbot-Konfiguration verwenden»): así el agente de voz adopta automáticamente el saludo de tu chatbot.

Interrumpible

Justo debajo del mensaje de bienvenida encuentras el interruptor Interrumpible (en alemán: «Unterbrechbar»). Si está activo, quien llama puede interrumpir al agente ya durante el saludo y plantear directamente su pregunta, en lugar de tener que esperar a que el bot termine de hablar. Resulta más natural y ahorra tiempo.

Traducciones iniciales del saludo

Algo más abajo ves el área Traducciones iniciales del saludo (en alemán: «Erstübersetzungen der Begrüßung»). Para que tu bot pueda saludar a quienes llaman desde otros países en su lengua materna, tu mensaje de bienvenida se puede traducir a todos los idiomas admitidos (árabe, búlgaro, checo, danés, griego …).

Para ello tienes dos opciones:

• Traducir todos (en alemán: «Alle übersetzen») (arriba a la derecha) – traduce el saludo con un solo clic a todos los idiomas a la vez. Es la vía más rápida cuando has vuelto a escribir o has modificado el saludo.
• Traducir (en alemán: «Übersetzen») (por idioma) – cada idioma tiene además un botón propio con el que puedes actualizar solo ese idioma. Práctico si, p. ej., solo quieres ajustar la versión inglesa.

Cada texto traducido lo puedes ajustar después también a mano, por si te parece más acertada otra formulación.

El número de teléfono de tu bot

En el lado derecho se muestra el número de teléfono en el que se puede contactar con tu agente de voz (p. ej. +49 30 75935332). Una etiqueta verde «En marcha» indica que el agente está activo y puede atender llamadas. Este número lo puedes publicar en tu página web, en firmas o en tarjetas de visita.

Debajo encuentras el área Llamada saliente (en alemán: «Ausgehender Anruf»): introduce ahí un número de destino en el formato +[prefijo del país][número] (p. ej. +352123456789) y haz clic en Llamar (en alemán: «Anrufen») para que el bot marque activamente un número concreto.

Instrucciones (prompt)

Si en la página del agente de voz sigues bajando, llegas al área Instrucciones (en alemán: «Anweisungen»). Aquí guardas el prompt, es decir, el texto que le dice al bot quién es, cómo se comporta y qué puede hacer. Aquí puedes escribir un prompt completamente nuevo para tu bot telefónico (p. ej. si debe asumir tareas distintas de las de tu chatbot) o reutilizar el mismo prompt que ya has configurado en el chatbot.

Si quieres que tu agente de voz responda exactamente igual que tu chatbot, haz clic simplemente arriba a la derecha en el interruptor Usar la configuración del chatbot. Entonces el agente de voz adopta automáticamente el prompt de la configuración de tu chatbot: no tienes que mantener nada por duplicado.

¿No sabes exactamente qué es un prompt o cómo escribir uno bueno? Con el Generador de instrucciones obtienes en pocos minutos un prompt adecuado, explicado paso a paso:

→ Más sobre el Generador de instrucciones (crear un prompt)

Herramientas disponibles (agente de voz)

Abajo del todo en la página encuentras de nuevo el área Herramientas disponibles, es decir, todas las funciones que tu agente de voz puede usar durante una llamada. Las herramientas típicas para el bot telefónico son:

• get_current_date_time – consultar la hora y la fecha actuales.
• my-calendar_GetAppDates, my-calendar_book_appointment, my-calendar_CancelAppointment, my-calendar_RescheduleAppointment – consultar, reservar, cancelar o mover citas.
• send_email – enviar correos electrónicos (p. ej. una confirmación a quien ha llamado).
• transfer_call_to_human – transferir la conversación a un empleado real.

Cada herramienta está marcada con la etiqueta Voice Tool. Con el símbolo i a la derecha de una herramienta abres sus detalles (descripción y parámetros).

Una explicación detallada de las herramientas, incluidas las herramientas estándar que trae cada bot, la encuentras en la sección de configuración:

→ Más sobre las Herramientas disponibles

Idioma, voz & ajustes de llamada

Si bajas un poco más, llegas al resto de los ajustes relativos al idioma, la voz y los límites de llamadas de tu agente de voz.

Idioma

• Idioma (en alemán: «Sprache») – el idioma principal en el que tu agente abre la llamada (p. ej. alemán). También se usa al hablar por primera vez, antes de saber en qué idioma responde quien llama.
• Otros idiomas (en alemán: «Weitere Sprachen») – aquí marcas todos los idiomas en los que tu agente debe poder responder (p. ej. árabe, inglés, español, francés, italiano, neerlandés, portugués). Puede haber tantos activos a la vez como quieras.
• Activar la detección automática de idioma (en alemán: «Automatische Spracherkennung aktivieren») – si activas este interruptor, el bot reconoce por sí mismo en cuál de los idiomas habilitados habla quien llama, y responde automáticamente en ese mismo idioma. Práctico para una clientela multilingüe.

Voz

En el campo Voz (en alemán: «Stimme») eliges, de una lista con muchas voces distintas, aquella con la que debe hablar tu bot (p. ej. German Apollo – Inspiring and Clear). La selección incluye voces masculinas y femeninas en distintos idiomas y con distintos caracteres. Esta voz se usa para la conversión de texto a voz, es decir, para hacer audibles las respuestas de tu bot.

Límites de llamadas

Con los tres campos siguientes defines con qué intensidad se puede usar tu bot telefónico: eso te protege de costes inesperadamente altos y de la sobrecarga:

• Duración máxima de llamada (segundos) (en alemán: «Maximale Anrufdauer (Sekunden)») – cuánto puede durar como máximo una llamada individual. Ejemplo: 900 = 15 minutos. Después, el bot finaliza la conversación automáticamente.
• Límite diario de llamadas (en alemán: «Tägliches Anruflimit») – el número máximo de llamadas que tu bot atiende al día. Ejemplo: 100; una vez alcanzado el límite, se rechaza a quienes llamen después.
• Llamadas simultáneas (en alemán: «Gleichzeitige Anrufe») – cuántas personas pueden hablar por teléfono con tu bot en el mismo momento. Ejemplo: 5; la sexta persona que llame solo entrará cuando termine una conversación en curso.

⚠️ Importante – ¡guardar!

Para que se apliquen tus cambios en el agente de voz, haz clic abajo del todo en el botón naranja Guardar la configuración del agente (en alemán: «Agentenkonfiguration speichern»). Sin ese clic se pierden todos los ajustes.

Calendario

La entrada Calendario (en alemán: «Kalender») de la barra lateral izquierda (área Gestión de bots) abre la guía de configuración del calendario. Esta página es un piloto: te muestra en tres pasos cómo crear tu propia cuenta en MyCalendar (calendar.kibot.chat) y conectarla con tu bot, para que tu bot pueda consultar y reservar citas.

Paso 1 – crear una cuenta

Haz clic en «Regístrate aquí» (en alemán: «Hier Registrieren»): así llegas a calendar.kibot.chat y creas una cuenta con nombre de usuario, correo electrónico y contraseña. La guía completa para el registro la encuentras en el próximo capítulo:

→ Más sobre MyCalendar (capítulo 3)

Paso 2 – conectar el calendario

Tras iniciar sesión eliges qué calendario quieres conectar. Se admiten:

• Outlook Calendar
• Google Calendar
• Apple Calendar
• ICS Feed – para otros proveedores de calendario con enlace ICS.

Para cada proveedor haces clic en Conectar (en alemán: «Verbinden») e inicias sesión en el servicio correspondiente. Así el bot sabe en qué días y a qué horas ya estás ocupado, y cuándo puede anotar citas nuevas.

Die Zeitzone ist die mitteleuropäische (Berlin). Beachte das immer.

du bist ein Bot zum buchen von Terminen.

du hast 5 Funktionen:

my-calendar_GetAppDates zum Abrufen verfügbarer Timeslots

my-calendar_book_appointment zum Buchen von Terminen

my-calendar_CancelAppointment zum Stornieren von Terminen

my-calendar_GetBookingUIDsByEmail zum Abrufen von Buchungen per E-Mail

my-calendar_RescheduleAppointment zum Verschieben von Terminen

username = xxx

eventType = 30min

Registros de chat

En el área Registros de chat (en alemán: «Chat-Protokolle») encuentras todas las conversaciones que se han mantenido con tus bots. Aquí puedes consultar los historiales, buscar en ellos y, si hace falta, editar varios a la vez.

La vista consta de cuatro áreas:

• Filtros (en alemán: «Filter») – acota arriba las conversaciones por número de teléfono, tipo, periodo y estado.
• Lista de conversaciones (en alemán: «Gesprächsliste») – en cuanto tu bot esté en directo, todas las conversaciones mantenidas aparecen en esta lista.
• Selección múltiple (en alemán: «Mehrfachauswahl») – seleccionar varias conversaciones a la vez y editarlas conjuntamente.
• Vista de mensajes (en alemán: «Nachrichtenanzeige») – si eliges una conversación de la lista, el historial completo aparece a su derecha.

Costes

En el área Costes (en alemán: «Kosten») obtienes un resumen detallado de todos los gastos de tu cuenta: comprensible en todo momento y desglosable según distintos criterios.

La vista consta de las siguientes áreas:

• Costes totales (en alemán: «Gesamtkosten») – muestra de un vistazo los costes totales del periodo seleccionado actualmente.
• Calendario de periodo (en alemán: «Zeitraum-Kalender») – elige aquí el periodo para el que se debe mostrar el resumen de costes.
• Filtros rápidos (en alemán: «Quick-Filter») – filtros rápidos para los periodos más usados: Hoy, Esta semana, Este mes.
• Pestañas de costes (en alemán: «Kosten-Tabs») – distintas vistas de los costes: desglosados por Chat Bot Pricing, Voice Agent o Chat Bot Tokens.
• Tabla de costes (en alemán: «Kosten-Tabelle») – debajo encuentras un desglose detallado de todos los costes.

Capítulo 3 – Funciones del agente

¿Qué funciones tiene tu agente?

Tu agente de voz o chatbot no solo puede responder, sino también ejecutar acciones: las llamadas funciones (o «tools»). Qué función se usa y cuándo lo defines tú en el prompt de tu bot. Las funciones más importantes son:

• current_time – proporciona la fecha actual, la hora y el día de la semana.
• Reservar citas mediante MyCalendar – para que los clientes puedan reservar una cita por sí mismos (ver más abajo).
• send_email – reenviar consultas por correo electrónico a un destinatario.
• transfer_call_to_human – transferir una llamada en curso a una persona.
• end_call – finalizar la llamada.

current_time – consultar la hora actual

Proporciona la fecha actual, la hora y el día de la semana (hora del servidor, Europe/Berlin). Se llama justo al principio de cada conversación para que el bot pueda convertir las referencias temporales relativas de la persona que llama («mañana», «el próximo viernes», «dentro de dos semanas») en fechas concretas. No requiere parámetros.

Ejemplo de uso (así puedes formularlo en el prompt):

• «Utiliza en primer lugar la función current_time para saber qué fecha y qué día de la semana es.»

send_email – enviar un correo electrónico

Envía un correo electrónico con los datos del cliente y los detalles de la consulta a un destinatario definido. Se utiliza cuando el bot tiene que reenviar al soporte consultas de clientes, solicitudes de devolución de llamada, preguntas sobre facturas o reclamaciones.

Parámetros obligatorios:

• emailSubject – resumen breve de la consulta, p. ej. «Devolución de llamada necesaria – Max Mustermann».
• emailReceiver – la dirección del destinatario.
• emailContent – cuerpo completo del correo con el nombre del cliente, su solicitud y todos los detalles relevantes de la conversación.

Ejemplo de uso (así puedes formularlo en el prompt):

• «Envía correos electrónicos con la función send_email al emailReceiver XYZ@ABC.com.»
• «Todas las consultas relacionadas con facturas deben enviarse con send_email al emailReceiver XYZ@ABC.com.»

Configuración:

emailReceiver = XXX@ABC.COM
subject       = Rückruf erforderlich – XXX
body          = "Bitte um Rückruf. Name: , Tel: , Grund: "

transfer_call_to_human – transferir la llamada

Transfiere la llamada actual a una persona. Utiliza esta herramienta solo si quien llama quiere expresamente hablar con una persona o si no puedes ayudarle.

Parámetros obligatorios:

• phone_number – número de teléfono en formato internacional, p. ej. +3520000000.
• call_sid – se toma automáticamente de la Dynamic Variable system__call_sid, no hace falta configurarlo manualmente.

Ejemplo de transferencia de llamada – solo si el cliente lo pide expresamente, p. ej. «¡Quiero hablar ahora con una persona!» o «Pásame con una persona» o similar. Entonces:

transfer_call_to_human "phone_number": "+3520000000"

end_call – finalizar la llamada

Finaliza la llamada. Al terminar la conversación, despedirse siempre con amabilidad y después finalizar la llamada con end_call.

¿Para qué usamos MyCalendar?

MyCalendar es nuestra herramienta para las citas. Los clientes pueden reservar una cita por sí mismos, sin llamadas ni correos de ida y vuelta.

Las ventajas:

• Ahorras tiempo en la planificación de citas.
• No es posible que haya reservas dobles.
• El cliente recibe automáticamente una confirmación.
• Los recordatorios se envían automáticamente.

Registro e inicio de sesión

Si quieres registrarte en MyCalendar, haz clic en el siguiente enlace: allí encontrarás una guía completa de cómo darte de alta:

https://hcms.luxaiaas.com/en/howto-calendar/

Conectar el calendario

Para que MyCalendar vea cuándo ya tienes otras citas, tienes que conectar tu propio calendario. Procede así:

1. Abre el App Store en MyCalendar.
2. Selecciona un calendario que quieras conectar, p. ej. Google Calendar (en alemán: "Google Kalender") o Outlook Calendar (en alemán: "Outlook Kalender").
3. Haz clic en Instalar (en alemán: "Installieren") y sigue los pasos para vincularlo.

Definir la disponibilidad

En el apartado Disponibilidad (en alemán: "Verfügbarkeiten") defines cuándo pueden reservarte citas los clientes.

• Introduce tus horarios de disponibilidad habituales.
• Selecciona arriba a la derecha tu zona horaria (en alemán: "Zeitzone"): así las horas se adaptan a tu ubicación.
• En Excepciones de fecha (en alemán: "Datumsüberschreibungen") puedes añadir fechas en las que tu disponibilidad se aparta del horario habitual (p. ej. festivos, vacaciones o citas especiales puntuales).

Crear tipos de evento

Un tipo de evento (en alemán: "Ereignistyp") es una plantilla para citas. Por ejemplo, una «Cita de 30 minutos» o una «Primera consulta». Puedes crear tantos tipos de evento como quieras: cada uno recibe su propio enlace de reserva.

Así creas un nuevo tipo de evento:

1. Haz clic en el menú de la izquierda en Tipos de evento.
2. Haz clic arriba a la derecha en Nuevo (en alemán: "Neu").
3. Introduce un Título (en alemán: "Titel") (p. ej. «Cita de 30 minutos»).
4. Introduce en el campo URL un nombre corto (p. ej. 30min): es la parte del enlace que ve el cliente.
5. Selecciona la Duración (en alemán: "Dauer") (p. ej. 30 minutos).
6. Haz clic en Guardar (en alemán: "Speichern").

Tu enlace de reserva se compone de tu nombre de usuario y el tipo de evento, p. ej.: /dilux/30min.

💡 Consejo

El tipo de evento también lo necesitas cuando introduces el enlace de reserva de citas en el prompt de tu chatbot. Allí indicas username y eventType por separado, por ejemplo:

username: dilux
eventType: 30min

Teams

Con Teams puedes añadir varias personas a tus tipos de cita. Así los clientes pueden reservar una cita con todo tu equipo, no solo contigo.

Hay dos tipos de programación:

• Programación colectiva (en alemán: "Kollektive Planung") – todos los miembros del equipo seleccionados tienen que estar disponibles. Adecuada para reuniones en las que participa todo el equipo.
• Programación Round Robin – el sistema encuentra automáticamente a la persona más adecuada del equipo. Buena opción cuando cualquiera del equipo puede encargarse de la cita.

Crear un equipo

Haz clic en el menú de la izquierda en Teams y, a continuación, en el botón Crear equipo (en alemán: "Team erstellen"). Ahora se te guiará por la configuración en tres pasos.

Step 1 – Nombre del equipo & URL del equipo

1. Dale un Nombre (en alemán: "Name") a tu equipo (p. ej. YOUNEA).
2. La URL del equipo (en alemán: "Team-URL") se genera automáticamente a partir del nombre. Pero puedes sobrescribirla y asignar un nombre de URL distinto.
3. Haz clic en Siguiente (en alemán: "Weiter").

Step 2 – Añadir miembros al equipo

1. Haz clic en + Añadir miembro del equipo (en alemán: "+ Teammitglied hinzufügen") e invita a las personas que quieras.
2. Tú mismo ya estás registrado como Propietario.
3. Haz clic en Siguiente, en cuanto hayas añadido a todos los miembros.

Step 3 – Crear el tipo de cita & elegir la asignación

1. Introduce un Título (en alemán: "Titel") para el tipo de cita.
2. Introduce la URL con la que se podrá reservar la cita.
3. Selecciona la asignación (en alemán: "Zuordnung") adecuada:
   • Colectivo (en alemán: "Kollektiv") – reuniones en las que están disponibles todos los miembros del equipo seleccionados.
   • Round Robin – los encuentros van rotando automáticamente entre varios miembros del equipo.
   • Evento gestionado (en alemán: "Verwaltetes Ereignis") – los tipos de evento se distribuyen en bloque entre los miembros del equipo.
4. Haz clic en Finalizar (en alemán: "Fertig").

Si todavía no quieres configurarlo ahora, haz clic abajo en «Lo haré más tarde» (en alemán: "Ich werde das später tun"): el equipo queda creado y puedes añadir los tipos de cita más adelante.

Gestionar el equipo

Después de crear tu equipo, puedes ajustarlo en cualquier momento. Así llegas a los ajustes del equipo:

1. Haz clic en el menú de la izquierda en Teams.
2. En el centro ves tu equipo. Haz clic en el nombre del equipo (ver la flecha en la imagen).

En los ajustes del equipo encuentras las siguientes áreas:

• Perfil (en alemán: "Profil") – resumen de tu equipo.
• Miembros (en alemán: "Mitglieder") – consultar los miembros y añadir nuevos.
• Apariencia (en alemán: "Darstellung") – adaptar el aspecto de la página de reservas (p. ej. estándar del sistema, claro, oscuro, colores propios de marca).
• Facturación (en alemán: "Abrechnung") – información de facturación del equipo.
• Ajustes (en alemán: "Einstellungen") – ajustes generales, p. ej. hacer el equipo privado, frecuencia de reservas o configuración de Round Robin.

⚠️ Importante

Después de cada cambio, haz clic abajo a la derecha en Actualizar (en alemán: "Aktualisieren"). De lo contrario, tus ajustes no se guardan.

Gestionar las reservas

Si haces clic en Reservas (en alemán: "Buchungen"), se te muestran todas las citas próximas y pasadas.

Cancelar una cita:

1. En la cita correspondiente, haz clic a la derecha en los tres puntos.
2. Haz clic en Cancelar (en alemán: "Absagen").
3. Puedes indicar un motivo por el que se ha cancelado la cita: así el cliente lo sabe directamente.

⚠️ Importante

Conecta MyCalendar siempre con tu calendario (Google, Outlook). Solo así ve el sistema cuándo ya tienes otras citas. De lo contrario, pueden producirse reservas dobles.

Capítulo 4 – Tienda de clientes

Capítulo 5 – Plataforma de Onboarding

¿Qué es la Plataforma de Onboarding?

La Plataforma de Onboarding es tu centro de aprendizaje como partner de YOUNEA. Aquí encuentras cursos ya preparados sobre todos los temas importantes de tu negocio de IA White Label — desde el modelo de negocio y la protección de datos hasta la configuración técnica del AI-Agent.

Cada curso está dividido en módulos cortos, te muestra casos de uso concretos y te guía paso a paso por el tema correspondiente. Así vas construyendo poco a poco todo el know-how que necesitas para atender a tus clientes de forma autónoma.

Itinerario de aprendizaje: White Label Onboarding

El curso principal para partners nuevos. En 5 módulos aprendes todo lo que necesitas para montar tu propio negocio de IA White Label — desde la idea de negocio hasta la primera integración. Te recomendamos trabajar los módulos en el orden indicado, porque se van construyendo unos sobre otros.

El acceso a la Plataforma de Onboarding lo recibes tras la firma del contrato. Si todavía no has recibido tus datos de acceso, ponte en contacto con el soporte (Contacto al final del manual).